Босс Контроль - система контроля и учета рабочего времени на объектах охраны
Компания «Аллигатор» не перестает идти по пути совершенствования, модернизации, включения в рабочий процесс новейших технологий. Очередным шагом стала работа по автоматизации учета рабочего времени сотрудников охраны. На охраняемых объектах Московского региона сегодня активно внедряется автоматическая система «Босс Контроль». О преимуществах данного ноу-хау нашим читателям рассказывают сотрудники ассоциации «Аллигатор», отвечающие за внедрение и функционирование системы «Босс Контроль».
Тимофеев Алексей Владимирович, операционный директор ассоциации Аллигатор»:
– Ассоциация «Аллигатор» – крупнейший оператор безопасности современного охранного рынка России. На сегодняшний день сотрудниками компании являются более 1600 охранников только в Московском регионе. Такой внушительный штат требует серьезного подхода к системе управления персоналом, ведению кадрового делопроизводства.
Отдельно нужно отметить важность ведения учета рабочего времени. Так, в кадровой службе Московского региона пять сотрудников задействованы в этом процессе. И еще совсем недавно учет осуществлялся, как и во многих других компаниях, исключительно вручную. Безусловно, при ручном вводе данных страдает оперативность, а это означает, что инспекторы и другие руководители ограничены в скорости принятия решений. Иногда в учетах присутствуют и ошибочные данные, связанные с человеческим фактором.
Проанализировав текущую ситуацию, руководство ассоциации «Аллигатор» приняло решение о необходимости автоматизации процесса учета рабочего времени.
При выборе поставщика такого решения «Аллигатор» ставил ряд задач, которые должна была решать выбранная система. Такие довольно четкие требования позволили найти и внедрить на предприятиях ассоциации Биометрическую систему учета рабочего времени «Босс Контроль».
«Босс Контроль» полностью удовлетворяет потребности компании, повышая качество предоставляемых услуг и делая работу данного направления оперативной и современной.
Задачи, которые решает система:
– Интеграция с программой «1С» для полной автоматизации процесса учета. Личные данные сотрудников заносятся в базу данных при приеме на работу, а инспекторы на местах всего лишь определяют принадлежность сотрудника к тому или иному объекту. Результаты учета в режиме реального времени передаются обратно в программу «1С» и готовы к использованию любым уполномоченным сотрудником или подразделением.
– Адаптация к специфике нашего штатного расписания на объектах силами программистов исполнителя. Только специалисты системы «Босс Контроль» смогли справиться с поставленной задачей.
– Быстрота развертывания на объекте и автономность. Достаточно взять терминал и установить его на объекте. Все, что понадобится – это питание 220 Вольт.
– Надежность. Данная система имеет два контура контроля – по отпечатку пальцев и по фотографии сотрудника.
– Реальный онлайн. Автоматические отчеты различных видов рассылаются уполномоченным сотрудникам. Инспекторы объектов в режиме реального времени могут управлять ресурсами, реагируя на изменение ситуации.
– Низкая стоимость внедрения.
Система «Босс Контроль» способна контролировать невыход, недоработку, переработку сотрудников, опоздание, ранний уход с работы, работу сотрудника на другом объекте, работу сотрудника вне графика, а также ситуации, когда сотрудник «забыл» отметиться в начале или конце смены.
Несмотря на то, что «Босс Контроль» имеет ряд безусловных преимуществ перед старой системой, внедрение ее потребовало немалого времени. Пожалуй, как и всё новое, «Босс Контроль» получил свою порцию некоторого недоверия. Мы столкнулись с непониманием целей внедрения системы со стороны линейного персонала. Однако проведенный процесс обучения дал свои результаты. Сотрудники стали понимать пользу и удобство системы.
Сегодня мы в самом начале пути использования системы, и говорить о достижениях еще рано. Однако мы уверены, что существенно уменьшим долю ручного труда в учете рабочего времени, что исключит ошибки, злоупотребления и позволит меньшими силами делать больше. Также мы рассчитываем получить инструмент как для оперативного, так и для стратегического анализа, в том числе - ротации кадров в разрезе объектов, управлений или даже целых регионов.
Развернув пилотный проект, мы введем тестовую эксплуатацию «Босс Контроль» более чем на 30 объектах Москвы. В перспективе ближайших двух месяцев планируется внедрение системы на всех объектах Московского региона, главное условие при этом – наличие пяти и более постов.
Результаты тестовой эксплуатации мы уже признали положительными и не исключаем возможности внедрения «Босс Контроль» в регионах присутствия «Аллигатора».
Ситчихин Вячеслав Юрьевич, руководитель Департамента охраны Центрального региона:
– Система «Босс Контроль» внедрена в компании «Аллигатор» для учета рабочего времени сотрудников охраны. Хочется рассказать о том, как она работает непосредственно на охраняемых объектах.
Сотрудник прибывает на объект и прикладывает палец к установленному терминалу. Система распознает сотрудника, фиксирует время прибытия на работу и фотографирует прибывшего. Далее полученная информация попадает в центр обработки данных, и руководство, отдел кадров и бухгалтерия имеют возможность получать информацию в режиме online.
Такой систематизированный подход позволяет гарантировать правильность учета отработанных охранником часов, исключает потери рабочего времени, связанные с занесением вручную некорректных данных в программу. Никакой предвзятости, никакого человеческого фактора: информация абсолютно достоверна, и оперативность её получения ускоряет все необходимые для расчета заработной платы процессы. «Босс Контроль» – понятная, простая и четкая система.
Сотрудники охраны, учет рабочего времени которых уже производится при помощи «Босс Контроль», получают заработную плату по банковским карточкам. По их мнению, отмечать свой приход и уход с рабочей смены не составляет никакого труда. Данный процесс лишь вносит большую дисциплинированность и понимание, что всё зависит только от самого сотрудника: теперь все данные о его отработанном времени только в руках техники, а она непредвзята и постоянна.
На сегодняшний день в компании «Аллигатор» установлено 28 терминалов системы «Босс Контроль». Первое внедрение терминалов было осуществлено в августе 2015 года на 10-ти объекта компании. После удачного их тестирования с апреля 2016 года оборудование установлено еще на 18-ти объектах.
Клепиков Игорь Иванович, начальник отдела кадров:
– Внедряемая система «Босс Контроль» заслуживает внимания, и, думаю, будет иметь широкое распространение в нашей компании. Ведь это очень удобный механизм сбора, обработки и учета информации, имеющий целый ряд преимуществ.
При оформлении в отделе кадров каждому сотруднику охраны присваивается табельный номер. При использовании системы «Босс Контроль» сразу же идет привязка к нему отпечатка пальца сотрудника. Сканирование отпечатка мы осуществляем также в день оформления.
При этом стоит отметить, что сохраняемая системой информация о сотруднике содержится без привязки к конкретному объекту, то есть при переводе на другой объект охранник идентифицируется системой.
Когда сотрудник охраны приходит на объект и прикладывает палец к терминалу, система идентифицирует его и фотографирует. Это происходит каждый раз при отметке на терминале. Это очень надежно и действует безошибочно: систему невозможно обмануть.
Гибкость, четкость, оперативность – главные качества системы. Данный подход просто необходим компании со столь внушительным штатом сотрудников.
Балашов Михаил Валерьевич, финансовый директор:
– «Босс Контроль решает задачу учета рабочего времени и оптимизации бизнес-процессов предприятия.
Перед нами стоит задача интеграции системы с программой «1С».
При приеме на работу сотрудника данные из «1С» по каждому охраннику автоматически попадает в систему «Босс Контроль».
В «1С» вводится карточка объекта с постами, режимами и временем работы. Происходит оптимизация расстановки постов по объектам. Информация по всем объектам, на которых стоят терминалы системы, поступает в систему «Босс Контроль».
Мы имеем возможность получения информации по отработанному времени каждого охранника из системы «Босс Контроль» в программу «1С». На этой основе формируется табель учета рабочего времени. Это исключает ошибки, основанные на человеческом факторе, время, затраченное на составление отчетов, в разы сокращается, информация доступна уполномоченным лицам в самые короткие сроки.